Incluindo Orçamento Buffet

icone roteiro Para incluir um orçamento buffet:

  1. Acesse Lançamentos > Vendas > Orçamento;
  2. Clique no botão Orçamento Avançado.

Número
Mantenha esse campo vazio para que, após a gravação do orçamento, o ERPFlex atribua automaticamente um código sequencial.
Caso seja informado um código manualmente, esse será respeitado.
Saiba que:

  • É possível desabilitar esse campo para edição, por meio do parâmetro Bloquear a edição do número do documento no orçamento (Parâmetros > Orçamentos).

Sequência

Campo interno de sequenciamento.

Emissão
A data de emissão é sugerida pelo sistema conforme a data-base do login. É possível alterá-la, se necessário.

Aprovação do Cliente
Apresenta a data em que o cliente aprovou o orçamento, indicando que se trata de um pedido de venda. Esse campo é preenchido automaticamente quando clicado o botão orcamento_01Orçamento Aguardando Aprovação pelo Cliente, na tela browse. Esse botão somente será exibido se habilitado o parâmetro Usa Funcionalidade de Aprovação do Cliente (Parâmetros > Orçamentos).

Histórico
Campo disponível para informar uma observação sobre o orçamento.

Situação
Campo livre para observações sobre o orçamento.

Cliente
Clique na barra para selecionar um cliente. Serão carregados a tabela de preços, o vendedor e a transportadora vinculadas no cadastro do cliente.
Saiba que:

  • Se habilitado o parâmetro Apresenta Situação Financeira do Cliente (Parâmetros > Faturamento-Compras > Faturamento-Padrões), nesse momento será exibida a janela de consulta sobre a posição financeira do cliente, que permite a análise sobre a viabilidade do negócio.

Contato
Selecione o contato do cliente que solicitou o orçamento. Os nomes são exibidos conforme o preenchimento da aba Contatos no cadastro do cliente.

Tabela de Preço
Caso o cliente possua uma tabela de preço vinculada no cadastro, essa será sugerida automaticamente.

Saiba que:

  • É possível desabilitar a edição desse campo, por meio do parâmetro Permite a troca de tabela de preços (Parâmetros > Orçamentos).

Cliente Relacionado
Esse campo permite diferenciar o cliente responsável financeiro, do cliente que receberá o atendimento. Essa funcionalidade é útil, por exemplo, para empresas do segmento de saúde, em que existe o cliente responsável pelo pagamento e o dependente, Assim, se no cadastro do cliente existir algum relacionamento, será possível selecioná-lo nesse campo.
Saiba que:

  • Esse campo somente é exibido se ativado o parâmetro Habilita conceito de cliente relacionado (Parâmetros > Config. Gerais).

Vendedor
Caso o cliente possua um vendedor vinculado no cadastro, esse será sugerido automaticamente. Se houver mais de um vendedor associado ao cliente, deve-se selecionar um entre eles.

Se o próprio vendedor inclui os orçamentos, é possível sugerir automaticamente seu nome no orçamento. Para isso, seu usuário precisa ser vinculado ao cadastro de vendedor e  habilitar o parâmetro Usa usuário logado como Vendedor (Parâmetros > Orçamentos).

Data de Início / Horário Inicial

Informe a data de início prevista para execução.

Data término / Hora término

Informe a data de término prevista para execução.

Produto ou Serviço

Clique no botão de opção Produto ou Serviço, conforme o tipo de item que deseja incluir no orçamento.

Em seguida, clique na barra de pesquisa e localize o produto ou serviço. Outra forma de pesquisa, é digitar parte do nome na caixa de digitação e pressionar ENTER. O sistema apresentará para seleção os itens que possuírem parte da chave pesquisada.

Se o produto ou serviço possuir estrutura, ao selecioná-lo, os componentes são relacionados na aba Planilha de Cálculo, possibilitando sua personalização para atendimento ao cliente.

Armazém
Apresenta o armazém padrão para retirada do produto, conforme definido pelo parâmetro Armazém Padrão (Parâmetros > Produto > Estoque). Selecione outro se necessário.

Variante

Caso o produto/serviçp possua variante, serão exibidos seus itens para escolha, É possível alternar a visualização da seleção, clicando no botão alterna_var.

O modo de seleção das variantes, é determinado via parametrização (Parâmetros > Produtos > Variante).

Marque o item de variante para venda.

Qtde Básica / Fator
Corresponde ao número de convidados com consumo padrão, como por exemplo, adultos. Essa informação é utilizada para calcular de forma proporcional a quantidade dos itens que devem ser preparados para o evento, conforme a estrutura relacionada na planilha de cálculo.

O fator é um índice que pode ser aplicado para ajustar a quantidade. Pode-se atribuir um valor padrão, configurando o parâmetro Fator 1 (Adulto) (Parâmetros > Orçamentos).

Exemplo:

Quantidade Básica: 50

Fator: 1,5

Quantidade Ajustada: 75 (50 x 1,5)

Qtde Adicional 1 / Fator

Corresponde ao número de convidados com consumo diferenciado, como por exemplo, jovens. O fator é um índice que pode ser aplicado para ajustar a quantidade. Pode-se atribuir um valor padrão, configurando o parâmetro Fator 2 (Adolescente) (Parâmetros > Orçamentos).

Da mesma forma que os campos anteriores, a Qtde Adicional 1 Ajustada afeta o cálculo proporcional dos itens da planilha de cálculo.

Exemplo:

Quantidade Básica: 20

Fator: 0,75

Quantidade Ajustada: 15 (20 x 0,75)

Qtde Adicional 2 / Fator

Corresponde ao número de convidados com consumo diferenciado, como por exemplo, crianças.  O fator é um índice que pode ser aplicado para ajustar a quantidade. Pode-se atribuir um valor padrão, configurando o parâmetro Fator 2 (Crianças) (Parâmetros > Orçamentos).

Da mesma forma que os campos anteriores, a Qtde Adicional 2 Ajustada afeta o cálculo proporcional dos itens da planilha de cálculo.

Exemplo:

Quantidade Básica: 10

Fator: 0,5

Quantidade Ajustada: 5 (10 x 0,5)

Qtde / Preço / Valor

A quantidade é calculada automaticamente e corresponde à soma da Qtde Básica, Qtde. Ajustada do Adicional 1 e Qtde. Ajustada do Adicional 2.

O preço unitário pode ser sugerido pela tabela de preços (0) ou informado manualmente.

O campo Valor é calculado automaticamente com base na quantidade e preço. Se informado manualmente, o sistema recalcula o campo preço unitário.

Qtde Pre / Preço / Valor

Essa quantidade corresponde ao número de convidados adicionais, previamente contratados, que extrapola o pacote. Normalmente, as empresas praticam um valor menor para esses convidados, uma vez que a estrutura da festa já está paga.

O preço unitário pode ser sugerido pela tabela de preços (3) ou informado manualmente.

O campo Valor é calculado automaticamente com base na quantidade e preço. Se informado manualmente, o sistema recalcula o campo preço unitário.

Qtde Pós / Preço / Valor

Essa quantidade corresponde ao número de convidados que compareceram ao evento e excederam ao contratado (Qtde e Qtde Pre). Normalmente, as empresas praticam um valor maior que o Preço Pré.

O preço unitário pode ser sugerido pela tabela de preços (4) ou informado manualmente.

O campo Valor é calculado automaticamente com base na quantidade e preço. Se informado manualmente, o sistema recalcula o campo preço unitário.

Valor Total

É o valor total do orçamento. Corresponde ao somatório dos valores anteriores.

Nessa aba, devem ser relacionados os itens necessários para produção do produto ou execução do serviço sob encomenda. Se o produto ou serviço possuir estrutura, os componentes já serão listados.

Além disso, a planilha de cálculo auxilia na formação do preço do item, a partir do valor dos componentes (botão Cotação).

Incluindo itens na planilha de cálculo

icone roteiro Para incluir itens na planilha:
  1. Na aba Planilha de Cálculo, clique no botão Incluir.
  2. Preencha os campos conforme a orientação a seguir:
    • Produto ou Serviço
      Clique no botão de opção Produto ou Serviço, conforme o tipo de item que deseja incluir no orçamento.
      Em seguida, clique na barra de pesquisa e localize o produto ou serviço. Você pode também pesquisar, digitando parte do nome na caixa e pressionando ENTER. O sistema apresentará para seleção os itens que possuírem parte do nome informado.
    • Armazém
      Apresenta o armazém padrão para retirada do produto, conforme definido pelo parâmetro Armazém Padrão (Parâmetros > Produto > Estoque). Selecione outro se necessário.
    • Variante
      Caso o produto possua variante, serão exibidos os itens para escolha, É possível alternar a visualização da seleção, clicando no botão alterna_var.
      O modo de seleção das variantes é determinado via parametrização (Parâmetros > Produtos > Variante).
      Marque ou selecione o item de variante para venda.
    • Fixo ou Variável
      Se Fixo, caso a quantidade do item orçado seja alterada, a quantidade do componente não sofrerá variação na planilha de cálculo, permanecerá a mesma; se Variável, a quantidade do componente será recalculada, proporcionalmente.
    • Fator
      Índice aplicado sobre a quantidade para cálculo do valor total, quando o preço unitário está definido com base no produto (multiplicação) de duas variáveis. Pode ser usado, por exemplo, para cálculo de metro quadrado.
      Exemplo:
      Fator (altura em m) = 2,00
      Quantidade (largura em m) = 2,00
      Preço unitário (m2) = 10,00
      Valor Total = 40,00 (2x2x10)
    • Quantidade
      Informe a quantidade necessária do componente.
      Se utilizada em conjunto com o Fator, informe a segunda dimensão.
      Observações:

      • Quando usados os campos de Fator e Quantidade, ao faturar é levado o resultado deles.
        Exemplo:
        Fator (altura em m) = 2,00
        Quantidade (largura em m) = 2,00
        Quantidade do Faturamento = 4,00
      • A ordem de serviço pode requisitar o resultado entre os campos Fator e Quantidade, ou somente o campo Quantidade. Para isso, deve-se configurar o parâmetro Considera o Fator na Geração das OSs (Parâmetros > Orçamentos).
    • Preço unitário
      Se necessário, informe o valor unitário a ser cobrado pelo item.
    • Valor do Item
      Esse campo é calculado automaticamente pelo sistema.
    • % Desconto / Valor
      Define um percentual ou valor para desconto sobre o valor do item.
    • Valor Total
      Esse campo é calculado automaticamente pelo sistema, subtraindo o desconto do valor do item.
    • Dados adicionais/Modo de Transporte da Observação para o DANFE/RPS
      Esses campos são tratados em conjunto e podem receber os seguintes tratamentos:

      • Não Transportar para o Danfe/RPS: caso queira informar apenas uma observação sobre o item do orçamento, utilize o espaço de Dados Adicionais e selecione essa opção no campo Modo de Transporte da Observação para o DANFE/RPS.
      • Substituir a Descrição do Produto/Serviço: se precisar que a descrição do cadastro do produto seja trocada por outro texto, informe-o no espaço de Dados Adicionais e selecione essa opção no campo Modo de Transporte da Observação para o DANFE/RPS. A descrição substituída fica visível apenas na pré-visualização do Danfe ou após a transmissão da nota.
      • Concatenar com a descrição do Produto/Serviço: se quiser adicionar um texto após a descrição do produto, informe-o no espaço de Dados Adicionais e selecione essa opção no campo Modo de Transporte da Observação para o DANFE/RPS.
      • Tratamento Adicional: é possível ainda levar o texto do Dados Adicionais do orçamento para a área de Informações do contribuinte da nota fiscal. Para isso, marque o parâmetro Copiar dados adicionais dos itens do orçamento para o quadro dados adicionais no DANFE (Parâmetros > Faturamento-Compras > Faturamento-Inf. Adic.). Se esse recurso for ativado, selecione a opção Não Transportar para o Danfe/RPS no campo Modo de Transporte da Observação para o DANFE/RPS.
Botões da planilha
botao_editar – Alterar Permite editar os dados do item
botao_excluir – Excluir Marca o item para exclusão. O item será efetivamente removido, após a gravação.
botao_cotacao O valor total dos componentes será levado como preço unitário do item.

Nessa aba, são preenchidos campos complementares do orçamento, conforme a necessidade de cada empresa.

A personalização dos Dados Adicionais deve ser realizada pelo administrador do sistema, na tela de parâmetros (Parâmetros > Legendas > Orçamentos).

Nessa aba, podem ser pré-definidas as parcelas a receber, assim quando o orçamento for faturado, esses dados já serão levados. Para isso, pode-se selecionar uma forma de pagamento ou definir as parcelas manualmente.

No caso da informação manual, se o parâmetro Alterar valor a ser parcelado na tela de Pagamento/Recebimento (Parâmetros > Financeiro) estiver configurado com Não, o sistema automaticamente divide o valor orçado em parcelas iguais, todas com o mesmo tipo de pagamento; no entanto, será possível ajustá-las após a geração. Caso esse parâmetro esteja configurado com Sim, o valor e o tipo de cada parcela poderão ser definidos individualmente. Deve-se utilizar o botão Incluir para adicionar parcelas até completar o valor total.

Vale observar que quando ativado o parâmetro Bloquear os campos da tela de Pagamentos/Recebimento (Parâmetros > Financeiro), não é possível modificar a quantidade de parcelas.

icone roteiroDefinindo as parcelas:

  1. Preencha a tela de forma de pagamento conforme a orientação a seguir:
    • Forma de Pagamento
      Clique na barra de pesquisa para escolher uma forma de pagamento.
      Somente serão listadas as formas de pagamento liberadas no cadastro do cliente, se o parâmetro Habilita filtro de mostrar todas as formas de pagamento (Parâmetros > Financeiro) estiver configurado com Não.
    • Intervalo variável
      Permite definir a quantidade de parcelas com diferentes intervalos de dias entre elas.
      Exemplo: 01,28,07
      O valor a pagar será dividido em 3 parcelas, cujos vencimentos serão:

      • 1ª Parcela – 1 dia após a data de emissão;
      • 2ª Parcela – 28 dias após a primeira parcela;
      • 3ª Parcela – 7 dias após a segunda parcela.
    • Tipo
      • À Vista
        Este tipo lança o título já quitado na data da emissão. No momento do faturamento, deverá ser informado o banco para baixa.
      • A prazo
        Permite definir parcelamentos e as respectivas datas de vencimento. A partir dele, podem ser gerados boletos, depósitos etc.
      • Cheque-pre
        Este tipo considera que o cliente irá pagar em cheque. No momento do faturamento, deverão ser informados os dados dos cheques.
      • PagSeguro
        Esse tipo é normalmente utilizado para as vendas realizadas via e-Commerce Flex, para identificar as operações com o PagSeguro.
      • Mercado Pago
        Esse tipo é normalmente utilizado para as vendas realizadas via e-Commerce Flex, para identificar as operações com o Mercado Pago.
      • Cartões de Crédito
        Permite selecionar um cartão de crédito. Serão calculados os vencimentos, conforme prazo de reembolso definidos no cadastro do cartão.
    • Com Juros / % Juros Diários
      Esse campo permite embutir juros nas parcelas de vendas do tipo a prazo, cheque e cartões. Para o cálculo, o sistema considera o número de dias decorridos entre a data da emissão e o vencimento da parcela.
      Se estiver ativo o parâmetro Vendas parcelas sempre com juros (Parâmetros > Config. Gerais), a caixa Com Juros já vem marcada.
      O campo % Juros Diários pode ser informado manualmente ou sugerido a partir:  do cadastro do cliente, da  forma de pagamento; ou do parâmetro % Juros Diários para Parcelamento (Parâmetros > Config. Gerais).
      O valor dos juros pode ser rateado nos itens ou apenas incluído no valor total, conforme configuração do parâmetro Ratear juros como despesa acessória nos itens (Parâmetros > Faturamento-Compras > Faturamento-Padrões). Se definido com Sim, a cada item do orçamento, será exibido o campo de Juros com o valor proporcional; esse tratamento é importante para o cálculo adequado dos tributos.
      Se configurado com Não, o valor dos juros é apenas destacado no campo Juros das Parcelas no cabeçalho do orçamento e quando ocorrer o faturamento será incluído um item de Acréscimo.
    • Número da Parcela
      A numeração das parcelas é gerada automaticamente pelo ERPFlex, após a confirmação da forma de pagamento.
    • 1º Vencimento
      O vencimento pode ser calculado automaticamente conforme especificado na forma de pagamento; no cartão de crédito ou no campo Intervalo Variável. É possível ajustá-lo manualmente, caso necessário.
    • Intervalo
      Esse campo é habilitado somente após a informação da quantidade de parcelas, caso seja maior que 1 e a venda não possua juros (considera-se o intervalo padrão de 30 dias).
      Informe nesse campo, o intervalo em dias entre uma parcela e outra.
    • Valor a Parcelar / Saldo a Parcelar
      Utilize o campo Valor a Parcelar caso queira diferenciar o tipo e valor por parcela. Após a confirmação da primeira parcela, informe as demais clicando no botão Incluir, até completar o valor total. No campo Saldo a Parcelar, será exibido o valor restante.
      Esses campos somente são apresentados quando está ativo  parâmetro Altera valor a ser parcelado na tela de Pagamento/Recebimento (Parâmetros > Financeiro).
    • Qtde/Valor da Parcela
      Informe o número de parcelas, caso queira que o sistema divida automaticamente o valor total em parcelas iguais.
    • Histórico
      Esse campo permite o registro de observações importantes para o setor financeiro. O histórico fica visível na tela de Títulos a Pagar.
    • Títulos a Pagar para esse cliente, que podem ser usados na compensados dessa baixa
      Se existirem compras ou recebimentos antecipados do cliente, nessa área estes serão relacionados para informação e controle.
  2. Clique no botão OK para gravar.
    Após a gravação da forma de pagamento, serão listadas as parcelas calculadas.

Botões da parcela

botao_editar – Alterar a parcela Permite editar os dados da parcela
botao_excluir – Excluir a parcela Marca a parcela para exclusão. Nesse caso, clique no botão Incluir para redefinir a forma de pagamento ou parcela.
bot_word – Imprimir contrato selecionando
apenas este item de orçamento
Permite fazer upload ou gerar um formulário em RTF com dados da parcela. Para mais informações, consulte o tópico https://docs.erpflex.com.br/elaboracao-de-formularios-em-rtf/

Funções do rodapé da página

Mostrar os excluídos Reapresenta as parcelas marcadas para exclusão.
Intervalo variável entre as parcelas / botão botao_gerar Utilize esse campo para gerar as parcelas com intervalo varíável de dias entre elas. Para processar, clique no botão +Gerar.