Parâmetros do ERPFlex

Os parâmetros de um sistema servem para permitir uma Customização do mesmo sem necessidade de se alterar programas. Por isso, esse recurso é limitado e por vezes complexo, mas mesmo assim é útil e deve ser tratado com cuidado pois seu preenchimento errado leva a processamentos indevidos.

Para uma melhor organização e identificação dentro do sistema, os Parâmetros são subdivididos em abas que descrevem os seus propósitos. Cada uma destas abas mantêm um conjunto de informações que determinam o comportamento do sistema, como a seguir:

  • Frete
  • Faturamento/Compras
  • Produtos
  • Financeiro
  • Integrações
  • Workflow
  • Legendas
  • Orçamentos
  • OP/OS
  • Pipeline (desativada – funcionalidade substituída pelo Flexcell)
  • Configurações Gerais
  • Gestão de Contratos
  • Assistência Técnica (desativada)
  • Contas

Frete

É um conjunto de informações que define como se comporta o frete, em especial na venda de produtos pela loja virtual:

Configuração Básica

CEP origem:

Indica de onde sairão as mercadorias para efeito de cálculo do valor do Frete na venda de produtos pela Loja Virtual.

Id Frete:

Indica qual o Serviço que deve ser tratado como Frete para efeito da emissão da Nota Fiscal

Código administrativo junto a ECT: a ser usado quando se tem frete com contrato

Senha de acesso aos serviços ECT:

Valor de ajuste para cálculo de frete: valor a ser somado no valor de frete, já que nem sempre o cálculo é exato

SISFrete: o SISFRETE é um site que seleciona opções de frete de acordo com definições feitas pelo dono da loja. Exemplos: produtos frageis, pereciveis, quimicos, volumosos, etc. Feito isso, ao fechar o pedido o sistema oferece ao comprador uma ou mais opções de frete, dependendo do seu carrinho de compra.

Token do SISFRETE: fornecido pelo site do SISFRETE

URL Customizada: somente se o usuario customizou o processo do SISFRETE

Tipos de Frete

Esse parâmetro determina se haverá a cobrança de frete e que tipo será o frete cobrado. Com a indicação “Sem Cálculo de Frete”, o sistema simplesmente não calcula frete para nenhum produto disponibilizado na loja virtual. “Sedex Sem Valor Declarado” indica que o sistema calcula o frete por Sedex sem levar em consideração os valores constantes no carrinho e “Sedex Com Valor Declarado” considera além do peso o valor total em reais dos produtos constantes no carrinho. Os demais casos são semelhantes e explicados na própria tela de parametros. Onde está escrito R$ da ID do frete, é preciso informar o valor do frete no cadastro de serviço, no item Frete. A coluna do lado direito indica como sairá o texto na loja.

Faixa de CEPs válidos para a Loja Virtual

Considerando que uma parte das lojas virtuais não vende para todo o Brasil, neste parâmetro se indica as faixas onde são permitidas entregas. Se houver uma venda fora dessas areas, a operação é rejeitada.

Tipos de Caixa

Calcula as caixas necessárias para embalar os produtos comprados

É claro que esses parâmetros dependem das informações de peso e medidas no cadastro de produtos

Faturamento/Compras

Alíquotas ICMS

Indicam as alíquotas de ICMS praticadas seja em função do Produto, Cliente, Estado ou alguma legislação especial. As alíquotas disponíveis são depois registradas no Cadastro dos Produtos e utilizadas na emissão do Cupom Fiscal. Na NFe são apresentadas como padrão, mas podem ser modificadas pelo usuário.

ISS: usado nos Cupons de Serviço emitido pela Zanthus. Pode-se ter aliquotas de 2%, 3%, 4% e 5% ou ainda valores quebrados, de acordo com a Prefeituras. No Cadastro de Serviço na aba Dados Tributários no campo Aliquota ISS seleciona-se a aliquota.

Aliquota aplicável de cálculo do crédito: Se a empresa for do SIMPLES e suas vendas permitem crédito ao comprador, informa-se aqui a alíquota referente ao ICMS. Essa informação depende do Anexo a que a empresa está sujeita e seu nível de faturamento.

Faturamento:

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Faturamento – Valores Padrões:

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Faturamento – Informações Adicionais:

Deve-se marcar o check-box clip0015quando se quer que os dados adicionais do item do Orçamento sejam carregados para os dados adicionais da nota. Embora na nota não haja uma divisão por item, essa opção pode ser usada, por exemplo para se colocar o numero de série de cada item

Por outro lado, com a NF-e é exigido que se coloque como informações adicionais toda e qualquer lei, instrução normativa ou regulamentação que seja relevante naquela nota, principalmente quando as aliquotas dos impostos são inferiores às normais. Tambem é neste quadro que se referencia notas fiscais relacionadas àquela que está sendo emitida, ou seja, em alguns casos é preciso complementar o texto no ato da emissão. Para facilitar esse trabalho foi criado esse parâmetro. Quando exigido um complemento, tipo numero da nota relacionada, deixe um espaço no texto. A separação entre textos de interesse do Fisco e textos de interesse do Contribuinte é porque esses dados tem tags diferentes no XML da NF-e. Quando vai se emitir a Nota, é permitido selecionar-se um quadro de cada para ser nela incluído, por isso quando se quer mencionar duas ou mais leis todas elas precisam estar no mesmo quadro.  

 Faturamento – Serviço:

Situação do RPS informa o Default das Notas de Serviço
Tipo de Tributação informa o Default das Notas de Serviço
Codigo do Serviço informa o Default das Notas de Serviço conforme informado na aba faturamento
Codigo de Tributação no Municipio informa o Default das Notas de Serviço conforme informado na aba faturamento
Aliquota de Serviço informa a aliquota correspondente ao codigo do serviço selecionado e informado na aba faturamento
ISS retido informa Default referente à retenção de ISS.

Lembrando que tudo que é Default pode ser alterado no ato da digitação da Nota. Serve apenas para facilitar a digitação nos casos genéricos.

Compras Valores padrões:

CFOP

Coloca-se aqui o CFOP de entrada mais utilizado pela empresa. Ele será o defau podendo ser ou alterado pelo usuário ou clicando-se no botão clip0012do Processo Fiscal.

Natureza padrão de compra de produto

Este parametro depende do parametro clip0016

Se ele estiver com Não é preferivel deixar a Natureza padrão em branco, pois se pressupõe que o Usuário vá querer apropriar compras como despesas sem passar pelo estoque. Neste caso o sistema obriga a digitação de uma Natureza e o digitador terá que defini-la no ato da Compra pois para cada produto ou serviço comprado é preciso definir a qual natureza o valor será apropriado. Cuidado para não indicar numa Compra ora Estoque ora uma natureza de despesa, pois poderá acontecer de fazer-se uma requisição, a qual provoca sempre a baixa do estoque, e na verdade aquele item já tenha sido apropriado a uma despesa.  

Se aquele parâmetro estiver com Sim indica que o produto será sempre estocado, independente da Natureza digitada na Compra, e por isso é obrigatório deixar como padrão a natureza Estoque definida neste parametro. Neste caso é somente na Requisição que se deve efetivamente definir qual a Natureza de Despesa daquele item. É essa Natureza padrão,  que deve ser digitada no Cadastro de Produtos.

Utiliza rateio por natureza nas despesas

Abre uma tela que permite ratear a despesa em várias naturezas. É gerado um registro para cada natureza. Pode-se inclusive ratear entre várias OS/OPs.

Dados de Importação

abre uma janela na Compra e no Pedido de Compra para digitar-se dados de importação, para, por exemplo, serem levadas ao FLEXEL. Os campos disponiveis são Customer Name, Customer Number Order, Sample, Currency, Incoterms, City, Termes, % Comission, Ship Date Requested. O parametro apenas habilita ou não a aba correspondente na tela de Compras.

Subtrair o ICMS, IPI, PIS e COFINS para entrada no estoque

O ICMS, PIS e COFINS e tambem o IPI são tributos que geram crédito na compra quando são utilizados no processo produtivo. Alguns contadores já subtraem os seus valores do custo do Produto. Outros não, deduzindo diretamente da Despesa com esses impostos. No final o resultado é o mesmo, diferindo, no Balanço do ERPFlex, apenas nos valores do CMV e da Despesa com Tributos. No SPED Contábil se o parâmetro estiver com Sim, debita Imposto a Recuperar e o Produto é debitado pelo valor do item deduzido dos impostos. Se o parâmetro estiver com Não, debita, por ocasião da apuração, Imposto a Recolher e credita Despesa do Imposto. Lembrando que o IPI tem um tratamento ligeiramente diferente porque é calculado por fora. Independente do Parâmetro, se der direito a crédito (CST 00) debita Despesa e credita Fornecedor pela Nota e debita Imposto a Recolher e credita Despesa pela apuração.

Aplicação automática das Regras Fiscais?

Se Sim, aparece, na base da tela onde se digitam os Itens de cada nota o botão clip0014. Deve ser clicado depois de digitados todos os itens ou quando se importa os itens via importação do XML. Os CFOP,  são colocados automaticamente, item a item, ou seja, o sistema não gera os códigos e alíquotas para todos os itens. Futuramente esta funcionalidade será disponibilizada

Diferença no preço de compra a ser considerada para atualização do custo standard

O ERPFlex apresenta ao se digitar o preço de compra de um item a pergunta se o usuário gostaria de atualizá-lo já que o valor digitado difere do custo standard cadastrado. Para empresas que analisam as diferenças entre o Real e o Standard, essa funcionalidade é muito importante. Esse parâmetro permite que se estabeleça um percentual minimo para apresentar a pergunta

Apresenta alerta de confirmação para atualização do custo standard

Deve se colocar Não neste parâmetro em 2 situações: se a empresa não faz comparativos entre o std e o real. Neste caso o valor que fica no cadastro é irrelevante. A outra situação é aquela em que o usuário utiliza a metodologia do custo standard na sua forma mais radical, ou seja, permitindo que apenas uma pessoa (que não é aquela que está digitando as notas de compra) altere os valores standard. Neste caso o parametro que apresenta a Diferença minima deve ser bem alto (500%, por exemplo) para evitar que casos excepcionais onde o preço de compra difere do standard jamais sejam atualizados.

Considera o valor do IPI na atualização do Custo Std

essa opção deve ser colocada em Sim para Materiais de Consumo que não dão direito a crédito e que ora são comprados de fabricantes ora de revendedores. Dessa forma tem-se uma analise mais perfeita das variações. No caso de haverem compras de matéria prima é mais adequado manter esse parâmetro em Não .

Considera o valor do ICMS-ST na atualização do Custo Std

Considerando que o ICMS-ST é sempre somado ao custo do produto e que jamais há o direito a crédito é recomendável manter esse parâmetro sempre em Sim

Atualizar estoque de Naturezas diferentes de ‘ESTOQUE’?

Como muitas empresas não fazem Controle de Estoque de todos os produtos, ou seja os produtos são comprados e imediatamente consumidos, existe a opção, colocando Não neste parâmetro, de não dar a sua entrada no Estoque no momento da Compra. Para tanto basta selecionar uma Natureza diferente da palavra definida no segundo parametro desta seção como Estoque. No DRE esses produtos são considerados como Despesa, exceto se tiver uma OS, quando irão para CMV. Dois cuidados: esses produtos não podem ser faturados pois serão baixados de um “estoque inexistente” e caso se mescle entradas com Natureza igual e diferente a estoque só se pode requisitar o que efetivamente deu entrada no estoque..

Situação Tributária (CST) e Tipo de Cálculo do IPI, PIS e COFINS:

Os CSTs podem ser ou digitado pelo usuário caso nada tenha sido pre-definido, ou serem definidos aqui ou serem definidos pela Regra Fiscal. Aqui nesta opção há duas possibilidades: ou se define um determinado CST ou se define que ele será pego do NCM o que dá uma possibilidade maior de opções. Também deve-se definir o Tipo de Cálculo defau, um percentual da base de cálculo ou um valor fixo. O CST defau do ICMS só pode ser definido no cadastro de NCM, lembrando que este CST não muda na compra.

ISS, IRRF, PIS, COFINS, CSLL, INSS Retido

Esses parâmetros servem apenas para quem usa a rotina do ERPFlex de Emissão das Guias de Recolhimentos de Tributos retidos nas Compras. Como esses “Serviços” ao serem lançados na Guia não podem gerar um lançamento (débito em Fornecedor e crédito em Tributo a Recolher) no SPED Contábil, pois eles já foram feitos quando da digitação da Nota Fiscal, é preciso que eles sejam reconhecidos pelo ERPFlex. Na tela De/Para do SPED Contábil esses serviços não tem conta, o que inibe o lançamento. Se as Guias são digitadas cabe ao usuário colocar o nome correto dos serviços referentes aos impostos retidos nas compras.

CFOP’s com entrada no estoque pelo custo Médio Atual

É usado nos casos típicos de Demonstração, quando se envia produtos para terceiros e coloca-se nas Notas de Saida o seu Preço de Venda, para garantir que, em caso de extravio, o destinatário cubra o prejuizo por esse valor e não pelo seu custo. Mas como o produto saiu do estoque pelo seu custo é necessário que sua entrada ocorra também por esse valor ou pelo menos pelo custo atual do produto, caso tenha havido outras entradas no periodo ou ainda, pelo custo standard, caso o estoque esteja zerado. A nota de entrada precisa estar com o checkbox de “Não gerar título a pagar” posicionado. Por isso não se deve colocar neste parâmetro os CFOPs referentes a Devoluções de Vendas, que tem um tratamento próprio fazendo um estorno contábil da Venda, ou seja, gerando dois lançamentos um de custo e outro de receita.

Permite alterar Pedido de Compra aprovado pela alçada apagando o processo?

Se tiver Não, qualquer alteração no Pedido de Compra obriga a uma nova aprovação.

 

NF Eletrônica:

Certificado Digital

informa o nome do arquivo da Certificação A1 obtida num orgão autorizado, com a extensão .pfx. Esse arquivo vai para o Servidor do ERPFlex,

Senha

obtida na certificação

Nome do remetente NF por e-mail

vai o nome do responsável pelo faturamento no envio do email com o XML e a Danfe para o destinatário da Nota

E-mail do remetente da NF por e-mail

é o email do responsável pelo faturamento no envio do email com o XML e a Danfe para o destinatário da Nota, caso não informe o e-mail o cliente receberá a NFe como remetente desconhecido.

Bloqueia Edição de NF Transmitida

bloqueia o botão Gravar das Notas já transmitidas, ou seja, elas passam a poder ser somente visualizadas. Isso evita diferenças entre as notas que estão na SEFAZ e o envio dos arquivos SPED, fraude hoje detectada pela Receita

Envio de NFe por e-mail automático para o cliente

Ao transmitir uma NFe, será enviado de forma automática um e-mail ao cliente contendo a Danfe e o xml da nota em questão, caso o parâmetro seja Sim. Caso contrário, o cliente só receberá o e-mail se o envio for realizado manualmente.

Esse parâmetro deve ser utilizado juntamente com a Configuração do Servidor SMTP (Config. Gerais / Servidor SMTP), para que os e-mails não caiam no SPAM.

Forma de Transmissão da DANFE

A geração de arquivo TXT foi descontinuada. O ERPFlex transmite as notas pela opção web service, mas para isso é preciso ter o Certificado A1, que estará armazenado no Servidor. Mas recomendamos em inibir a opção de faturamento nos perfis de usuários que não estão autorizados a emitir nota. O envio da DANFE e o XML é enviado ao clicar-se no botão Enviar e o XML é salvo em um repositório próprio, o qual poderá ser exigido numa fiscalização.

Ambiente DANFE

A opção Homologação indica que as nf-e serão lançadas no ambiente de teste da SEFAZ.

Independe do ambiente em que o ERPFlex foi carregado (Produção, Validação, Treinamento, etc). Mas a numeração é considerada, ou seja, se nós emitirmos em Homologação as notas números 10 e 11, a próxima nota no ambiente Produção será a 12. A 10 e 11 serão perdidas.

Logotipo para DANFE

é o logo a ser impresso na DANFE

Numero da última DANFE

informa-se o ultimo numero gerado no sistema anterior. No ERPFlex a evolução é automatica

Numero do ultimo lote DANFE

Controla a quantidade de vezes que foram enviadas NF-e para a SEFAZ

Incluir o EAN na NF-e

Inclui EAN no XML

Imprimir EAN na DANFE

Imprime o EAN. O inconveniente é que isso diminui os demais campos

Mostrar parcelas na NFe?

Mostra a forma de pagamento na DANFE

Ambiente NF Serviço

Define para qual ambiente da Prefeitura vai ser enviada a Nota. Atenção: não esqueça de voltar ao ambiente de Produção após ter feito os testes

Forma de transmissão da NF Serviço

Se for TXT é preciso importar a nota no site da Prefeitura, ressaltando-se que ainda temos prefeituras que não aceitam web services, onde a transmissão é feita diretamente do ERPFlex.

Tipo de preenchimento da discriminação dos serviços na NF Serviço

Na detalhada apresenta na Nota, alem da Descrição, a quantidade, preço unitário.

Na resumida, não, apenas a descrição e o valor total.

Número da última RPS:

Informa-se o numero do ultimo RPS do sistema antigo

 

Romaneio

Romaneio Habilitado habilta a rotina de romaneio
Data inicio de vigência a partir de quando vai usar romaneio. Isso evita que sejam apresentados orçamentos antigos
Atualização Automática do Grid – minutos essa tela tem um refresh automático permitindo que o responsável pelo despacho tenha a posição real das cores mesmo sem ter que inputar dados. Aqui determina-se de quanto em quanto tempo (em minutos) deve ser feito esse refresh.
Clock de Bloqueio – segundos Impede que outro usuário altere o orçamento enquanto outro esteja fazendo a separação.
Status Verde Legenda as legendas aparecem no rodapé da tela de Romaneio
Status Verde Tempo minutos tempo limite para esse status. Passou esse tempo, o status é modificado automaticamente. Por isso o refresh.
Status Amarele Legenda as legendas aparecem no rodapé da tela de Romaneio
Status Amarelo Tempo minutos tempo limite para esse status. Passou esse tempo, o status é modificado automaticamente. Por isso o refresh.
Status Vermelho Legenda as legendas aparecem no rodapé da tela de Romaneio
Status azul legenda Esse status indica que está separado e foi gerada a NFe
status separado parcialmente legenda faltam itens a serem separados
status separado por completo legenda Esse status indica que está separado mas não foi gerada a NFe
status finalizado legenda Foi entregue.

Produtos

Parâmetros gerais

Usa kits de Produtos

Indica se vai trabalhar com Kit. Se usar é preciso cadastrar a Estrutura de Produtos.

Permite alterar os componentes dos Kits de Produtos no Orçamento/Faturamento

Se NÃO o usuário não pode alterar os itens que estão cadastrados na Estrutura. Somente alterando a própria estrutura.

Custo a ser considerado na formação de preço do produto/serviço

Aqui mais uma utilização vantajosa do Custo Std. Se eles foram cadastrados corretamente sem dúvida são mais confiáveis para o cálculo do Preço, pois não estão sujeitos às variações que ocorrem por intempéries passageiras.

Formação do preço de venda do Produto/Serviço por

São duas formulas que chegam a resultados diferentes. Exemplo: se índice for 50% e Custo = 100. Se for Margem de lucro: Preço = 100 * 1,50 = 150.

Se for Markup: 100 / 0,50 = 200

Na Estrutura do Produto, o campo leva o nome de Margem (%) e no Cadastro de Produto de Margem de Lucro.

Criar código sequencial caso não seja informado?

No ERPFlex é possível trabalhar sem utilizar o codigo do Produto. Trabalha-se apenas com a Descrição. Outra forma é utilizar um numero ascendente e com esse parâmetro posicionado em SIM facilita o trabalho.

Copiar o Código do Produto da Variante desta Empresa para as mesmas Variantes das Empresas Compartilhadas?

 

Quando se trabalha com compartilhamento do Cadastro de Produtos, normalmente se compartilha o Cadastro (SB1), mas não se compartilha as Variantes (SB2), já que cada coligada tem o seu próprio saldo. Esse parâmetro indica se ao se criar uma nova variante/opção em uma coligada ela deve propagar-se para as demais. Em uma rede de lojas, a matriz deveria manter esse parâmetro com SIM, e as filiais com NÃO.

Apresentar o estoque da variante padrão ao clicar no produto?

Colocar SIM

Inibir código do produto?

Caso o usuario não use o código, o espaço é melhor aproveitado colocando-se NÃO

Valida Duplicidade de Cadastro do Codigo e Codigo EAN na Variante

Em empresas onde cada Variante é de fato um produto diferente,  esse parâmetro deve ficar com SIM

 

Variantes

Modo padrão de seleção de Variantes:

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Na aba Variantes indica-se qual a forma de seleção das Variantes: ou o programa apresenta as Variantes com saldos ou informam-se as Variantes separadamente. Nas telas de entrada, o programa apresenta todas as combinações possíveis e nas telas de saídas as Variantes que já tiveram ao menos uma movimentação. No parâmetro, indica-se a opção que é apresentada em primeiro lugar. Mas é possível mudar-se a forma no ato da digitação.

1. o sistema apresenta as opções possíveis, inclusive com o seu Saldo. O problema é que nesse caso pode haver uma progressão geométrica com um numero muito de Variantes, lembrando que nas telas de Entrada é necessário apresentar todas elas, mesmo aquelas sem Saldo. Nas opções de Saída de Produtos (Faturamento, Requisições) são apresentadas apenas as opções que tem Saldo, ou seja, nesses casos a opção 2 é realmente mais interessante. Mas nas demais opções essa alternativa fica muito lenta se o número de Variantes possíveis for grande, como por exemplo, nos casos em que o número de Lote é usado como Variante.
2. o usuário deve indicar cada uma das opções das variantes cadastradas.

 

Estoque

Permite Estoque Negativo??

 

Neste parâmetro informa-se o default (padrão) em relação a permissão ou não de uma saída de produto (faturamento ou requisição) levar o estoque a um saldo negativo. Considerando que esse fato só pode ocorrer em casos de falhas no processo de digitação, mas que infelizmente ocorrem, fica a critério do usuário autorizá-lo ou não. Já no caso da Loja Virtual impede que se venda produtos que não tem estoque. Mas note que no ERPFlex esse parâmetro indica apenas o padrão, sendo que o usuário pode definir essa opção produto a produto, na tela principal do respectivo cadastro.

Trabalha com Reserva?

Se SIM em consultas ao estoque já deduz as quantidades de Orçamentos aprovados e ainda não entregues.

 

Financeiro

Banco Caixa

é o Banco onde são lançados os descontos e acréscimos dos títulos. O ERPFlex faz um duplo lançamento automático do desconto/acréscimo feito na baixa do titulo, para refletir a despesa/receita.  No Banco onde foi feita a transação é depositado/sacado o valor liquido

Desconto

Essa funcionalidade é utilizada no caso de haver necessidade de conceder um desconto no momento da baixa do título. É o nome do Serviço em que ele será lançado.

Acréscimos

O mesmo que desconto, mas para o caso de Acréscimo/Juros

Fornecedor Padrão para Despesas Financeiras

Referem-se as Despesas Financeiras do Cartão de Creditos

Cliente Padrão para Receitas Financeiras

Referem-se as Receitas Financeiras do Cartão de Credito

Ajustar vencimentos de finais de semana

caso a opção seja Sim, vencimentos que caem no fim-de-semana são deslocados para a próxima segunda-feira. Por ora o ERPFlex não faz esse deslocamento em caso de feriados.

Agrupar boletos em apenas um arquivo PDF

Ao habilitar Sim, os boletos serão gerados num único arquivo PDF. Ex: 3 boletos selecionados o PDF terá 3 páginas.

Ao habilitar Não, será gerado uma pasta zipada com 3 arquivos PDF.

Para gerar os boletos agrupados ou lote, basta acessar: lançamentos -> financeiro -> contas a receber -> títulos a receber, selecionar os boletos desejados no combo e gerar os boletos no ícone ícone.jpg

Hoje a função está disponível para os bancos: Itaú, Bradesco, HSBC, CAIXA e SANTANDER.

Prioriza endereço de cobrança na impressão dos boletos

Colocar SIM neste parâmetros, a não ser em casos que fogem a regra

Bloquear os campos da tela de Pagamentos/Recebimentos

Colocar SIM para os casos em que não se permite alterar as condições registradas no cadastro de Formas de Pagamento

Alterar valor a ser parcelado na tela de Pagamentos e Recebimentos?

Permite que se tenha duas ou mais formas de pagamento, por exemplo, a prazo e com cartão

Data considerada para compor o extrato bancário

Se colocar a data do Credito, o Extrato do Banco fica batido com o ERPFlex. Neste caso na Baixa aparece um campo para digitar-se a data do Credito.

Para lanctos da despesa da taxa cobrada pelas operadoras de Cartão: Fornecedor

em que fornecedor deve ser lançada?

Taxa

Em qual Serviço deve ser lançada a Despesa com as  Taxas das Operadoras de Cartão de Crédito

Integrações

Automação Comercial

Cliente padrão

é o cliente assumido nas vendas onde não há a identificação de um cliente específico.

Natureza padrão

é a assumida para as vendas  nos sistemas de Automação.

Banco Padrão

também aqui é o Banco assumido quando não um especificado

Campo de Código do Produto

Se deve ser colocado no Cupom Fiscal o campo Código ou o campo EAN

Chave de acesso aos WebServices Zanthus

identificador do web service da Zanthus

Incluir o IPI (definido no NCM) nos preços dos produtos com Origem 1(Estrangeira – Importação direta)

O preço inclui o IPI. É o caso para quem vende no varejo com cupom fiscal e no atacado ou na loja fisica com NF-e

Usa Venda assistida?

O Cupom eletronico é emitido a partir de um Orçamento

  • CiaShop – integração descontinuada.
  • Protheus – integração descontinuada.
  • Tray – integração descontinuada.
  • Cobre Bem – integração descontinuada.

Workflow

O Workflow (também chamado de BPM – Business Process Management) consiste no envio de e-mails (mensagens) quando o sistema detectar um fato relevante que deva ser informado ao usuário ou aos clientes. Desde uma mensagem de “Feliz Aniversário” até o cumprimento ou descumprimento de uma meta de Natureza, uma compra ou venda fora dos padrões de preço,  um pagamento ou recebimento que deixou de acontecer etc.

Algumas mensagens são detectadas quando da carga do ERPFlex, como por exemplo, o aniversário de um cliente, pois é necessário ler todo o cadastro. Neste caso, o sistema considera somente os últimos 5 dias, pois se a máquina ficar ligada (ou desligada) por 30 dias essa pesquisa pode trazer dados muito antigos. Outros quando o fato é inserido, como por exemplo, um preço fora do padrão. E há as mensagens baseadas em fatos intangiveis, como por exemplo, detectar a falta de fidelidade de um cliente considerando que quem não faz compras há 3 meses abandonou a empresa ou ainda que uma devolução ocorre porque a qualidade está em desacordo.

Aniversariante

Texto do assunto

texto que sairá no campo assunto do email

Mensagem a ser enviada

texto a ser inserido no corpo do email

 

Preço

Variação tolerada

variação tolerada,  indica que um aumento ou redução do preço de compra (em relação ao standard) ou do preço de venda (em relação ao preço de Tabela) acima daquele percentual gera um email para o usuário. O sistema permite o envio de email para até 2 usuários, a serem informados nos campos abaixo)

email do aprovador 1

email de quem vai receber

email doa provador2

email de quem vai receber

O sistema de Workflow do ERPFlex é “two way”, ou seja, permite que o usuário responda ao email, resposta esta que é registrada no sistema. Assim por exemplo ao ser feita uma compra que ultrapassa a meta daquela natureza, o sistema avisa. O usuário pode aprovar ou não, mas o fato é que a compra provavelmente já foi feita. No final do mês emite-se uma listagem das Compras “indevidas” e não aprovadas, essas sim motivo de preocupação.

Pagtos e Recebimentos vencidos e a vencer

Pagamentos

 informa-se o “numero de dias de atraso”, a carencia e o email de quem deve receber o aviso da falta de um pagamento/recebimento. A carencia deve ser usada porque é possivel que haja um retardo na baixa de títulos. O numero de dias indica após quantos dias de atraso é enviado o email.

A opção A vencer deve ser usada em casos onde não se quer deixar de pagar um titulo por esquecimento.

Recebimentos

idem para os recebimentos

email

email de quem vai receber o workflow

CRM

email

Disparado sempre que alguem insere uma mensagem no site, na aba CRM. Ou mesmo no sistema.

 

Metas

Outro workflow que é feito no ERPFlex é quando uma Despesa ou Receita ultrapassa a meta estabelecida no Cadastro de Natureza. Neste caso o email é endereçado ao usuário definido no Dados Cadastrais do Cadastro da empresa.

Legendas

O ERPFlex permite que  nos Cadastros de Clientes, de Fornecedores, Produtos, Tabelas de Preços, Orçamentos, Pedidos de Compra, Reembolso, OS e OP, Areas  restritas, e Gestão de Contratos campos livres, . Neste parâmetro, informam-se as suas legendas, que aparecerão nas telas de cadastramento. Note que estes campos devem ser usados quando não houver possibilidade, por exemplo, de se usar os Perfis do cadastro de clientes, pois esses, por definirem um número fixo de opções são mais adequados para uma análise das vendas. Os campos livres são usados para armazenar por exemplo, o número da conta corrente do cliente, um endereço alternativo, etc. Para cada campo define-se se ele é Caracter, numérico, data, memo ou escolha (com suas opções).

 

Orçamentos

Fator 1 , 2 e 3

 O fator é usado como um multiplicador da quantidade dos itens. Exemplo: em um Buffet, criança paga metade de um adulto. No lançamento do item,  coloca-se, por exemplo, 100 pessoas, mas em Fator coloca-se 3. E aqui no parâmetro coloca-se 0,5. Com isso não é preciso ter uma tabela de preços específica para crianças. O Fator pode ser usado para outras situações similares.

Orçamento avançado para Buffet

Se colocar SIM são apresentados campos adicionais especificos para Buffes na tela do Orçamento avançado

Incluir IPI

 

Permite alterar após gerar OS

Se NÃO impede que se altere um Orçamento depois que foi gerada a OS

Mostrar margem de lucro

Por ser uma informação confidencial define-se aqui se ela aparece ou não no orçamento, lembrando que no Orçamento não aparece o Custo, apenas no comparativo Orçado x Realizado

Usa funcionalidade de Aprovação de Cliente

Se NÃO consegue-se fazer o Orçamento para qualquer cliente. Se colocar SIM não se consegue fazer um orçamento para clientes que estourarem o Limite de Credito

Considera o Fator na Geração das OS

O Fator tem como finalidade cobrar um valor diferente se, por exemplo, se tratar de uma criança. Mas será ela vai consumir menos? Aqui define-se se SIM ou se NÃO

Inibir colunas de Variantes (kit e produtos/serviços

Para evitar de sair a palavra Padrão quando não houver variantes

Coluna para transporte de valores (integração FlexcelDB)

Indica qual o campo do Flexcel (ex: cpo001, cpo002, etc) contem o resultado do preço unitário. Ver no Flexcel maiores explicações

Permite alterar orçamento aprovado pela alçada apagando o processo?

Se NÃO não se consegue alterar um Orçamento aprovado por uma alçada. Caso se altere é preciso aprovar novamente

Prazo de entrega calculado automaticamente pelo sistema?

Traz o prazo de entrega que está no Cadastro de Fornecedor, independente da quantidade e do produto

Limite de diferença entre os pesos Teórico e Real

Se houver uma diferença maior que o limite aqui informado entre o peso informado no Cadastro e o digitado no Orçamento, é emitido um alerta ao usuário

Numero de Dias de Validade

É o numero de dias default de validade do orçamento

Habilita cálculo da área/perímetro no orçamento avançado

Habilita os campos para que o sistema calcule a area correta.

 

OP/OS

Copiar o nº do documento origem (ex: orçamento na geração da OP/OS

coloca na OP/OS o mesmo numero do Orçamento, facilitando a rastreabilidade

Nome do campo para Filtro no Flexcel(integração FlexcelDB)

Filtra as OP/OS de acordo com um filtro definido no Flexcel. Aqui informa-se em qual campo (cpo001,cpo002, etc) está este filtro

Agrupar Movimentos por

indica a sequencia e a totalização a ser feita

Oculta a retenção do ISS, IRRF, PIS, COFINS, CSLL e INSS

Não apresenta as retenções no comparativo orçado x realizado, pois na verdade não se trata de uma despesa.

 

Configurações Gerais

Parâmetros Gerais

Indicador de Bloqueio de Saldos

Quando do cadastramento de Bancos, Produtos, OS e OP o sistema permite que se registre o Saldo Anterior e o Saldo Atual de cada uma dessas entidades, pois é provável que eles já existam no ato da implantação do sistema, embora alguns usuários prefiram implantar tudo com saldo zero e depois fazer um “lançamento de abertura”. De qualquer forma, uma vez implantados, os saldos só devem ser atualizados pelo sistema. Para evitar alterações acidentais, esse parâmetro bloqueia sua digitação.

Numero de casas decimais nas quantidades

Em função de certos produtos terem como unidade de medida quilo ou milheiro, mas quando são vendidos ou a balança considera as gramas, ou a venda pode ser de uma unidade, é possível estabelecer-se para as quantidade tantas casas decimais quanto necessário. Lembrando que isso afeta a apresentação e a digitação dos dados.

Numeros de casas decimais nos preços unitários

o sistema aceita até 4 casas, mas o valor total tem sempre apenas 2 casas decimais.

Limpar a tela após a inclusão de um item

Considerando que a não limpeza da tela de inclusão de itens, embora tenha a vantagem de facilitar a digitação nos casos em que houver semelhanças entre elas, pode confundir o usuário e levá-lo a incluir itens indevidamente

Perfil para ativar filtro por Vendedor

Indica qual o perfil dos Vendedores, lembrando que o nome dos perfis é livre. Uma vez sendo o usuário um Vendedor ele só enxergará os clientes, orçamentos e faturamentos que foram feitos por ele.

Considera a situação dos dados cadastrais do cliente

Impede que em Faturamento e Orçamento apareçam os clientes com status Aguardando Aprovação ou Inativo

Limite de crédito padrão para clientes

É o limite adotado quando não se informa o limite daquele cliente em particular.

Valor mínimo das parcelas

Serve para evitar parcelas muito pequenas nas vendas a prazo

% juros diários para parcelamento

É a taxa aplicada nas vendas a prazo. Se tiver taxa de juros no cadastro de clientes essa tem prioridade.

Altera taxa de juros na tela de parcelamento

Permite que a taxa de juros informada acima, seja alterada em uma determinada venda

Vendas parceladas sempre com juros?

Obriga que toda venda a prazo tem que ter juros.

Permite repetir o CNPJ/CPF para mais de um Cliente ou Fornecedor

Não é recomendável colocar NÃO neste parâmetro. Caso se queira recadastrar um cliente, deve se torna-lo inativo e deletar o CNPJ. E depois recadastrar.

Tipo de Plano de Contas

Para rodar o SPED Contábil e depois ou envia-lo para a Receita ou a partir dele imprimir o Diario, Razão e Balancete pode-se ou usar um Plano de Contas próprio ou o Referencial definido pela Receita Federal. Se for usar o Referencial, ele já está no sistema, não é preciso cadastra-lo. Se for usar um Plano próprio é preciso digita-lo em Cadastros/Configurações SPED/Cadastro de Contas. Uma vez selecionado próprio essa tela deixa de apresentar o Plano Referencial.

Ressalta-se que somente no ECF – Escrituração Contábil Fiscal será necessário fazer o De/Para do Plano Próprio para o Plano Referencial. No SPED Contabil, não.

Controla nível de acesso aos registros?

O objetivo desse controle é impedir que determinados usuários vejam determinados registros. Um exemplo tipico é impedir que o usuario do setor de Compras veja os lançamentos de despesa da Folha de Pagamento. Essa opção só funciona na tela de compras. E o critério é o nível do usuário que lançou o registro e o nível do usuário que está consultando. O Nível do usuário é definido em seu perfil. Assim o usuário de nível 5 só consegue enxergar o que os usuários de nível 1 a 5 gravou.

Permite lançamentos multi-empresas?

Caso a empresa seja uma consolidadora é possível fazer dentro dela um lançamento em outra empresa, desde que essa outra empresa faça parte do grupo de empresas da consolidadora. O parametro tem que estar com Sim. A seleção é feita em clip0040

Mostra a coluna “Empresa” nos browses?

Caso a empresa seja uma consolidadora é possivel apresentar no browse dados das empresas marcadas ao se clicar em clip0039. O parametro tem que estar com Sim

Permite mesmo produto duas vezes (orçamento/faturamento

São raros os casos em que um mesmo produto aparece duas vezes em um movimento. Mas quando se trabalha com nomes genéricos e se discrimina a nota é comum aparecer o mesmo produto duas vezes. Com esse parametro impede-se que isso aconteça, mesmo porque muitas vezes se trata de um erro.

 

Segurança

Sessão expira por inatividade?

Se SIM o sistema é desativado após alguns minutos sem uso. Isso evita que outras pessoas acessem o sistema quando, por exemplo, se deixa o sistema aberto e se sai de perto do computador.

Restrição  por IP

Impede que determinado IP entre no sistema. É para evitar que certas pessoas acessem o ERPFlex de casa.

Mural

Mensagem a ser exibida

Coloca-se aqui a mensagem que aparecerá na tela de abertura do ERPFlex. É um mural diferente por empresa.

 

Servidor SMTP Para o envio de emails (workflow)

 

Servidor SMTP
Porta
Protocolo
Usuário
Senha

 

Gestão de Contratos

Geral

Mostra cliente no Cadastro de Itens

Habilita o campo de cliente nos itens de Contrato

Usa Faturamento pro-rata de Serviços

Calcula o valor exato entre a data da assinatura e do pagamento. Valido apenas para a primeira parcela.

Aglutina os itens no Faturamento por Produto/Serviço

Quando se tem o mesmo produto filiais e quem paga é a matriz. Se não se aglutinar o item aparecerá tantas vezes quanto forem as filiais que o usam

Considera Medição ao Faturar

Se SIM não fatura se não for informada a medição do periodo. Se NÃO pega o valor do contrato.

 

 

 

Contas

Conta do Imposto a Recuperar

Ver documentação em Cadastros/Configurações Sped/De-Para Contas Sped em Tratamento dos Impost0os

Conta da Despesa do Imposto

Ver documentação em Cadastros/Configurações Sped/De-Para Contas Sped em Tratamento dos Impostos

Conta do Imposto a Recolher

Ver documentação em Cadastros/Configurações Sped/De-Para Contas Sped em Tratamento dos Impostos

Produtos em Elaboração

Esta conta tem que ser informada porque no De/Para no informa-se, no Grupo Estoque de Produtos, a Conta de Estoque onde as matérias primas são estocadas. Quando ela é requisitada para uma OP ela não sai do estoque, pois fica numa conta de Produtos em Elaboração. No De/Para não há lugar para informar-se que conta é esta, por isso a necessidade de se informar esse parametro. Em Centro de Custo é colocado o numero da OP.

Despesas apropriadas a uma OS

As despesas apropriadas a uma OS são lançadas em uma conta normalmente chamada Custos dos Serviços Vendidos. que também não tem onde ser informada na tela De/Para, dai ser informada neste parâmetro. O Centro de Custo é o numero da OS e o Gasto em si (produto ou serviço) aparece somente no histórico.

Contas de Receitas

Via de Regra tem-se no Plano de Contas um grupo de Receitas e um grupo correspondente de contas de CMV. Na tela De/Para informa-se para cada Produto e Serviço em qual conta deve ser lançada a sua Receita, sendo que no Centro de Custo é colocado o referido Produto ou Serviço. E aqui também não tem onde ser informado onde se lança o respectivo Custo (CMV). Aqui informa-se a conta do CMV e o programa de Lançamento Automático faz a correspondência e Receita e CMV. Por ora existem somente a possibilidade de se ter tres contas de Receitas/CMV: Produtos Próprios (industrializados), Revenda e Serviços, conforme reza o Plano Referencial.

Contas correspondentes de CMV

Veja o parâmetro acima, Contas de Receitas